Een sluitende administratie en correcte bewijsvoering zijn cruciaal voor het succesvol afronden van een Social Return verplichting. De opdrachtnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor het aanleveren van het bewijs dat aan de contractuele SROI-eis is voldaan. Een gebrekkige administratie kan leiden tot financiële sancties.
Definitie: Bewijsvoering Social Return
Bewijsvoering voor Social Return omvat het verzamelen en systematisch documenteren van alle vereiste bewijsstukken die aantonen dat de SROI-activiteiten conform de contractuele eisen zijn uitgevoerd. Dit vormt de basis voor de rapportage aan de opdrachtgever.
Checklist Essentiële Bewijsstukken
Voor een waterdichte SROI-administratie zijn de volgende documenten onmisbaar. Zorg ervoor dat deze documenten voldoen aan de AVG-richtlijnen met betrekking tot de privacy van medewerkers.
| SROI-Activiteit | Vereist Bewijsstuk | Aandachtspunten |
|---|---|---|
| Inzet Doelgroepmedewerker | 1. Doelgroepverklaring (UWV/gemeente) 2. Arbeidsovereenkomst 3. Loonstroken 4. Urenregistratie | De doelgroepverklaring is het belangrijkste document. Zonder dit document telt de inzet niet mee. |
| Sociale Inkoop | 1. Facturen van de sociale onderneming 2. PSO-Certificaat van de leverancier | Controleer of de opdrachtgever de betreffende sociale onderneming en het certificaat erkent. |
| Stage of Leer-werkplek | 1. Stage-/Leerwerkovereenkomst 2. Urenregistratie | Zorg ervoor dat het om een erkend leertraject gaat (bijv. via SBB). |
| Begeleiding (Jobcoach) | 1. Urenregistratie van de jobcoach 2. Verslagen van begeleidingsgesprekken | Maak vooraf afspraken met de opdrachtgever over de waardering van begeleidingsuren. |
Rapportage aan de Opdrachtgever
De meeste opdrachtgevers vereisen een periodieke (vaak halfjaarlijkse of jaarlijkse) rapportage. Een effectieve rapportage omvat:
- Samenvatting: Een overzicht van de totale SROI-verplichting en de reeds gerealiseerde waarde.
- Gedetailleerd Overzicht: Een uitsplitsing van de ingezette SROI-activiteiten en de bijbehorende waarde per activiteit.
- Bijlagen: Alle relevante bewijsstukken, geanonimiseerd waar nodig om te voldoen aan de AVG.
Referenties
Welke documenten heeft u nodig voor Social Return?
De bewijsvoering voor Social Return bestaat uit documenten die aantonen dat u daadwerkelijk mensen uit de doelgroep heeft ingezet bij de uitvoering van uw opdracht. De exacte vereisten verschillen per opdrachtgever, maar de volgende documenten worden vrijwel universeel gevraagd:
| Document | Doel | Wanneer vereist |
|---|---|---|
| Arbeidscontract of stageovereenkomst | Bewijst dat iemand uit de doelgroep is aangenomen | Bij directe plaatsing of stage |
| Loonstroken of urenstaten | Bewijst de daadwerkelijk gewerkte uren | Bij directe plaatsing |
| Verklaring doelgroepstatus | Bewijst dat de persoon tot de doelgroep behoort | Altijd vereist |
| Facturen sociale onderneming | Bewijst de samenwerking en het bedrag | Bij samenwerking met sociale onderneming |
| PSO-certificaat partner | Bewijst de certificering van de samenwerkingspartner | Bij inzet PSO-gecertificeerde partij |
| Rapportageformulier opdrachtgever | Standaardformulier van de opdrachtgever | Altijd vereist |
Rapportagecyclus: wanneer en hoe rapporteert u?
De meeste opdrachtgevers vragen periodieke rapportages over de voortgang van de Social Return verplichting. De frequentie en het format verschillen per opdrachtgever, maar de volgende cyclus is gangbaar:
| Moment | Actie | Inhoud |
|---|---|---|
| Start opdracht | SROI-plan indienen | Hoe gaat u de verplichting invullen? Welke doelgroepmedewerkers of partners? |
| Kwartaal 1 | Voortgangsrapportage | Gerealiseerde uren/plaatsingen, bewijsstukken |
| Kwartaal 2 | Voortgangsrapportage | Cumulatief overzicht, eventuele knelpunten |
| Kwartaal 3 | Voortgangsrapportage | Cumulatief overzicht, bijsturing indien nodig |
| Einde opdracht | Eindrapportage | Totaaloverzicht gerealiseerde SROI, alle bewijsstukken |
Veelgemaakte fouten bij de administratie
In de praktijk zien we dat opdrachtnemers regelmatig dezelfde fouten maken bij de administratie van Social Return. Door deze fouten vroegtijdig te kennen, kunt u ze voorkomen:
- Te laat beginnen: Veel opdrachtnemers starten pas met de administratie aan het einde van de opdracht. Begin direct bij de start van de opdracht met het opzetten van een dossier.
- Ontbrekende doelgroepverklaring: Zonder bewijs dat iemand tot de doelgroep behoort, telt de plaatsing niet mee. Vraag deze verklaring op bij aanvang van het dienstverband.
- Niet-erkende partner: Niet alle sociale ondernemingen worden door alle opdrachtgevers erkend. Controleer vooraf of uw samenwerkingspartner erkend is door uw specifieke opdrachtgever.
- Onvolledige facturen: Facturen van sociale ondernemingen moeten duidelijk vermelden welke doelgroepmedewerkers zijn ingezet en hoeveel uur zij hebben gewerkt.
- Geen tussentijdse rapportages: Als u geen tussentijdse rapportages indient, kan de opdrachtgever aan het einde van de opdracht twijfelen aan de realisatie. Rapporteer proactief.
Digitale tools voor SROI-administratie
Steeds meer opdrachtgevers werken met een digitaal portaal voor de registratie en rapportage van Social Return. Bekende platforms zijn onder andere het SROI-portaal van de gemeente Amsterdam en vergelijkbare systemen bij Rotterdam en Den Haag. Vraag bij de start van uw opdracht welk systeem uw opdrachtgever gebruikt en zorg dat u toegang heeft.
Voor opdrachtnemers die meerdere SROI-verplichtingen tegelijk beheren, is het aan te raden een intern registratiesysteem op te zetten. Een eenvoudig Excel-overzicht per opdracht met de gerealiseerde uren, betrokken personen en ingediende bewijsstukken is al een grote stap vooruit.
Meer lezen over Social Return
Terug naar het overzicht: Wat is Social Return (SROI)? — het kennisplatform voor alle informatie over Social Return in Nederland.
- De Social Return verplichting: wanneer geldt het en welke percentages?
- Juridisch kader: artikel 2.82 Aanbestedingswet
- SROI berekenen: formules en rekenvoorbeelden
- Verschil tussen SROI en PSO-certificering
- Praktische uitvoering van Social Return
- Veelgestelde vragen over Social Return
- Best practices: voorbeelden uit de praktijk