De praktische uitvoering van een Social Return verplichting begint bij het lezen van de aanbestedingsdocumenten en eindigt met een goedgekeurde eindrapportage. Een gestructureerde aanpak in vijf stappen helpt opdrachtnemers om de verplichting succesvol en efficiënt te realiseren.
Definitie: Praktische Uitvoering Social Return
De praktische uitvoering van Social Return is het gestructureerde proces waarbij een opdrachtnemer de contractuele SROI-verplichting realiseert. Dit omvat het analyseren van de eis, het kiezen van passende activiteiten, het uitvoeren ervan, het documenteren van de resultaten en het rapporteren aan de opdrachtgever.
Stap 1: Analyseer de SROI-Eis
Lees de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig door. Stel de volgende vragen:
- Wat is het exacte SROI-percentage en de bijbehorende financiële waarde?
- Welk bouwstenenmodel hanteert de opdrachtgever?
- Welke doelgroepen worden erkend?
- Wat zijn de rapportage-eisen en -termijnen?
Stap 2: Kies de Juiste Invulling
Bepaal welke SROI-activiteiten het beste passen bij uw organisatie en de opdracht. De drie meest voorkomende strategieën zijn:
- Zelf uitvoeren: Neem mensen uit de doelgroep in dienst of bied stage- en leerplekken aan.
- Samenwerken: Werk samen met een sociale onderneming (bijv. een PSO 30+ gecertificeerd bedrijf).
- Inkopen: Koop producten of diensten in bij een erkende sociale firma.
Stap 3: Maak een SROI-Plan
Leg uw aanpak vast in een concreet SROI-plan. Dit plan omvat de gekozen activiteiten, de verwachte waarde per activiteit en een tijdlijn. Bespreek dit plan met de opdrachtgever om vroegtijdig overeenstemming te bereiken over de invulling.
Stap 4: Voer Uit en Documenteer
Voer de geplande activiteiten uit en zorg voor een zorgvuldige administratie. Verzamel alle benodigde bewijsstukken, zoals doelgroepverklaringen, arbeidsovereenkomsten, facturen en urenregistraties. Raadpleeg de pagina over administratie en bewijsvoering voor een volledige checklist.
Stap 5: Rapporteer aan de Opdrachtgever
Stel een heldere rapportage op en lever deze tijdig in bij de opdrachtgever. Een goede rapportage bevat een overzicht van de gerealiseerde activiteiten, de bijbehorende SROI-waarden en alle relevante bewijsstukken.
Overzicht: Het SROI-Uitvoeringsproces
| Stap | Actie | Resultaat |
|---|---|---|
| 1. Analyseer | Bestudeer de aanbestedingsdocumenten en het bouwstenenmodel. | Inzicht in de exacte eis en de mogelijkheden. |
| 2. Kies | Selecteer de SROI-activiteiten die het beste passen bij uw organisatie. | Een realistische en haalbare SROI-strategie. |
| 3. Plan | Leg de aanpak vast in een SROI-plan en bespreek dit met de opdrachtgever. | Overeenstemming over de invulling vóór de uitvoering. |
| 4. Voer uit | Realiseer de activiteiten en documenteer alles zorgvuldig. | Gerealiseerde SROI-waarde met sluitende bewijsvoering. |
| 5. Rapporteer | Stel een rapportage op en lever deze in bij de opdrachtgever. | Goedgekeurde SROI-verplichting en een positieve relatie met de opdrachtgever. |
Stappenplan: Social Return succesvol uitvoeren
Een gestructureerde aanpak is de sleutel tot een succesvolle invulling van de Social Return verplichting. Het onderstaande stappenplan begeleidt u van de eerste kennismaking met de verplichting tot de eindrapportage aan uw opdrachtgever.
| Stap | Actie | Timing |
|---|---|---|
| 1 | Lees de SROI-paragraaf in de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig door | Bij ontvangst aanbesteding |
| 2 | Bepaal de hoogte van de verplichting (aanneemsom × percentage) | Voor inschrijving |
| 3 | Kies uw invullingsmethode (directe plaatsing, samenwerking, stage) | Voor inschrijving |
| 4 | Schrijf een concreet SROI-plan in uw aanbieding | Bij inschrijving |
| 5 | Leg contacten met doelgroepkandidaten of sociale ondernemingen | Direct na gunning |
| 6 | Stel een dossier op en begin met het verzamelen van bewijsstukken | Start opdracht |
| 7 | Rapporteer periodiek aan uw opdrachtgever | Gedurende opdracht |
| 8 | Dien de eindrapportage in met alle bewijsstukken | Einde opdracht |
Social Return in uw aanbieding: hoe schrijft u een sterk SROI-plan?
Een goed SROI-plan in uw aanbieding onderscheidt u van concurrenten en vergroot uw kans op gunning. Een sterk plan bevat minimaal de volgende elementen:
- Concrete invullingsmethode: Beschrijf specifiek hoe u de verplichting gaat invullen. Noem namen van sociale ondernemingen of beschrijf het type kandidaten dat u wilt aannemen.
- Realistische planning: Geef aan wanneer u welke stap zet. Een tijdlijn laat zien dat u de verplichting serieus neemt.
- Aansluiting bij doelstellingen opdrachtgever: Laat zien dat u begrijpt wat de opdrachtgever wil bereiken met haar SROI-beleid. Sluit uw plan aan bij haar specifieke doelgroep of prioriteiten.
- Contactpersoon: Benoem een interne contactpersoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering en rapportage van Social Return.
Samenwerken met een sociale onderneming: praktische tips
Voor veel opdrachtnemers is samenwerking met een sociale onderneming de meest praktische route. U hoeft zelf geen doelgroepmedewerkers te werven en begeleiden, en de administratieve last is beperkt. Let bij de keuze van een partner op de volgende punten:
- Erkenning door uw opdrachtgever: Controleer of de sociale onderneming erkend wordt door uw specifieke opdrachtgever. Niet alle partners worden door alle gemeenten geaccepteerd.
- PSO-certificering: Een PSO-gecertificeerde partner biedt extra zekerheid. Het certificaat bewijst dat de organisatie structureel mensen uit de doelgroep in dienst heeft.
- Relevante diensten: Kies een partner die diensten of producten levert die aansluiten bij uw bedrijfsactiviteiten. Dit maakt de samenwerking praktischer en duurzamer.
- Rapportagemogelijkheden: Zorg dat de partner in staat is de benodigde bewijsstukken aan te leveren voor uw rapportage aan de opdrachtgever.
Wat als u de verplichting niet volledig kunt halen?
Soms lukt het ondanks alle inspanningen niet om de volledige SROI-verplichting te realiseren. In dat geval is het essentieel om proactief te communiceren met uw opdrachtgever. De meeste gemeenten geven de voorkeur aan een oplossing boven het opleggen van een boete. Mogelijke opties zijn:
- Compensatie in een volgende periode: Sommige opdrachtgevers staan toe dat een tekort in één periode wordt gecompenseerd in een volgende rapportageperiode.
- Alternatieve invulling: Bespreek of er alternatieve invullingsmethoden zijn die u wel kunt realiseren, zoals een bijdrage aan een sociaal fonds.
- Gedeeltelijke afkoop: Als er echt geen andere optie is, kan een financiële afkoop worden overeengekomen. Dit is echter een laatste redmiddel.
Meer lezen over Social Return
Terug naar het overzicht: Wat is Social Return (SROI)? — het kennisplatform voor alle informatie over Social Return in Nederland.
- De Social Return verplichting: wanneer geldt het en welke percentages?
- Juridisch kader: artikel 2.82 Aanbestedingswet
- SROI berekenen: formules en rekenvoorbeelden
- Social Return administratie en bewijsvoering
- Verschil tussen SROI en PSO-certificering
- Veelgestelde vragen over Social Return
- Best practices: voorbeelden uit de praktijk